POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS D’IN VIRTUO

Le respect de la confidentialité est une préoccupation importante chez In Virtuo. Conformément à la loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, nous nous engageons à préserver la confidentialité des renseignements personnels collectés dans le cadre de nos activités. Notre politique de confidentialité a pour but de vous informer sur nos pratiques de collecte, d’utilisation, de divulgation, de conservation et de protection de vos renseignements personnels. En nous fournissant vos renseignements personnels, vous acceptez les termes de cette politique et nous autorisez à traiter vos informations conformément à celle-ci.

1. Consentement

1.1 Engagement à la protection de la vie privée

Nous prenons l’engagement de protéger la vie privée de nos utilisateurs et de nos clients. Nous recueillons et utilisons les informations personnelles uniquement avec leur consentement explicite et dans le respect des lois applicables.

1.2 Acceptation des termes de notre politique

En accédant à notre site web www.invirtuo.com ou en nous fournissant des informations personnelles, vous acceptez les termes de notre Politique de Confidentialité et de Protection de la Vie Privé. Cela inclut votre consentement à la collecte et à l’utilisation de vos informations personnelles conformément à cette politique.

1.3 Droit de retrait du consentement

Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Cependant, cela est soumis à certaines restrictions légales ou contractuelles. Nous vous informerons des conséquences possibles de ce retrait, telles que l’impossibilité de fournir certains produits ou de traiter certaines demandes. Votre décision de retrait sera enregistrée dans nos dossiers.

1.4 Exceptions au besoin de consentement

Dans certaines circonstances exceptionnelles, nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer des informations personnelles sans obtenir préalablement votre consentement. Cela peut se produire dans des situations où des impératifs juridiques, médicaux ou de sécurité rendent l’obtention de votre consentement impossible ou peu pratique. Ces situations comprennent, mais ne sont pas limitées à, les cas de suspicion de rupture de contrat, la prévention ou la détection de fraude, ou les besoins liés à l’application de la loi.

2. Collecte de renseignements personnels

Pour les personnes qui reçoivent des services de consultation d’affaire de la part d’In Virtuo, In Virtuo s’engage à respecter et promouvoir la confidentialité des informations personnelles de ses clients. De plus, In Virtuo protège l’identité de ses clients et n’échange aucune information à leur propos, à moins d’avoir reçu au préalable leur autorisation écrite décrivant les informations pouvant être échangées avec d’autres partenaires.

Pour ses logiciels, In Virtuo ne collecte ou n’échange aucune donnée concernant les personnes en immersion utilisant ses logiciels (p.ex. patients, professionnels de la santé) pendant et/ou à propos des immersions en réalité virtuelle, incluant, mais sans y limiter, l’identification de l’utilisateur, le choix des environnements virtuels choisis, la fréquence des immersions, les comportements ou réactions des utilisateurs, les déplacements dans l’environnement, ou les options utilisées dans les configurations des menus.

Pour les clients qui achètent des environnements virtuels d’In Virtuo via une licence, In Virtuo protège l’identité des acheteurs de ses logiciels et n’échange aucune information à leur propos, à moins d’avoir reçu au préalable leur autorisation écrite décrivant les informations pouvant être échangées (p.ex. afficher sur le site web d’In Virtuo une institution ou une clinique utilisant ses logiciels, ou référer des patients à une institution ou une clinique possédant ses logiciels). Nous enregistrons les noms et l’adresse de nos clients, leur adresse courriel et le nom du produit sous licence, les dates de début et de fin de validité des licences. Les informations bancaires de nos clients sont conservées à notre siège social (c.-à-d., pas en ligne) et ne peuvent être partagées. Les clés alphanumériques des licences sont gérées et maintenues de façon hautement sécurisée par notre sous-contractant Soraco Technologies situé à Montréal, Canada. Les informations suivantes sur nos clients sont enregistrées sur leurs serveurs : noms et adresse, adresse courriel, nom du produit sous licence, ainsi que les dates de début et de fin de validité des licences. SORACO Technologies et ses employés de n’ont pas accès à ces informations.

Pour notre site web, In Virtuo récupère l’adresse IP des visiteurs uniquement pour des fins de statistiques. De plus, nous récupérons seulement le nom et l’adresse courriel des visiteurs qui écrivent à l’équipe In Virtuo pour une demande d’information à partir de notre lien de contact (http://invirtuo.com/contact/).

Nous utilisons Google Analytics pour suivre l’activité des visiteurs sur le site et réaliser des statistiques afin de mieux cibler les régions où adresser les offres promotionnelles futures. Le traitement l’adresse IP recueillie s’effectue uniquement par les membres de notre équipe et l’information n’est partagé avec aucun autre parti.

Nous conservons uniquement des données à caractère personnel lorsque nous disposons d’un fondement légal pour le faire (par exemple, signature de contrat, expression intérêt légitime et demande de soumission et autres obligations légales). Nous mettons en œuvre des mesures destinées à assurer la sécurité du site et protéger ainsi vos données personnelles contre tout accès par des tiers non autorisés.

3. Vie privée des enfants

Nous ne collectons ni ne sollicitons sciemment les informations personnelles d’enfants de moins de 14 ans. En utilisant notre site Web, vous déclarez être âgé d’au moins 14 ans. Si vous avez moins de 14 ans, nous vous prions de ne pas essayer de nous envoyer des informations personnelles. Si nous découvrons que nous avons recueilli par inadvertance des informations personnelles d’un utilisateur de moins de 14 ans, nous tenterons de supprimer immédiatement ces informations de nos fichiers et dossiers. Nous encourageons également les utilisateurs mineurs du site Web âgés de 14 ans ou plus à demander la permission à leurs parents ou tuteurs avant d’envoyer toute information les concernant sur Internet.

Si vous pensez qu’un enfant de moins de 14 ans nous a fourni des informations personnelles, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées fournies sur notre site web.

4. Utilisation et partage des renseignements personnels

Nous utilisons vos renseignements personnels uniquement pour des activités essentielles, soit le traitement des paiements et l’émission de reçus, la gestion des licences, répondre à vos demandes (le cas échéant) ou répondre aux demandes d’enquêtes de Santé Canada.

Les renseignements personnels collectés par In Virtuo sont accessibles uniquement au personnel qui en a absolument besoin et ce afin d’assurer efficacement les transactions financières, activer et maintenir les licences, répondre aux demandes d’assistance technique et s’assurer de la conformité avec les lois et règlements en vigueur. Dans les cas de défaut de paiement, certaines informations peuvent être partagées avec des agences de recouvrement externes.

5. Liens vers d’autres sites web

Notre site web peut contenir des liens vers des sites web tiers. Lorsque vous suivez ces liens, vous quittez notre site web. Les informations échangées à ce moment-là ne sont plus soumises à notre politique de confidentialité. Nous vous recommandons de prendre connaissance des déclarations de confidentialité des autres sites web que vous visitez avant de fournir toute information.

6. Sécurité des renseignements personnels

Pour assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels, In Virtuo adopte des mesures de sécurité rigoureuses, comprenant à la fois des aspects physiques et technologiques. Voici quelques exemples concrets :

• Sécurité physique : Utilisation de systèmes de verrouillage électronique et de serrures de sécurité pour l’accès aux bureaux, armoires et classeurs, et restriction de l’accès aux zones où les données personnelles sont conservées.
• Contrôles d’accès : Limitation de l’accès aux données personnelles aux employés autorisés uniquement.
• Formation du personnel : Sensibilisation régulière du personnel aux meilleures pratiques de sécurité des données.
• Surveillance et détection des intrusions : Mise en place de systèmes pour surveiller toute activité suspecte et détecter les intrusions potentielles.
• Plans de récupération en cas de sinistre : Élaboration de plans pour restaurer rapidement les données en cas d’incident telles qu’une panne ou une cyberattaque.
• Identification de la personne responsable de la protection des renseignements personnels : Stéphane Bouchard, Ph.D., président d’In Virtuo (bouchard@invirtuo.com).

Ces mesures visent à protéger les renseignements personnels contre tout accès, utilisation ou divulgation non autorisés, et à maximiser leur intégrité et leur confidentialité. Bien que nous fassions tout notre possible pour protéger vos données personnelles, il est important de garder à l’esprit qu’aucune méthode de transmission via Internet ou de stockage électronique n’est sûre à 100 %. Nous ne pouvons donc pas garantir leur sécurité absolue.

Chaque employé, administrateur, bénévole, entrepreneur indépendant ou conseiller ad hoc travaillant pour In Virtuo ou membre du conseil d’administration s’engage à respecter les informations personnelles que nous recueillons. De plus, ces personnes s’engagent à maintenir la confidentialité des informations propres à nos activités et à ne pas les divulguer ou en faire un usage personnel ou au profit d’autrui. Cet engagement existe dès l’entrée en fonction de l’employé, du directeur, du bénévole, de l’entrepreneur indépendant ou du conseiller ad hoc et se poursuit indéfiniment.

7. Conservation et destruction de renseignements personnels

Nous ne conserverons vos données personnelles que pour la durée nécessaire aux fins énoncées dans cette politique de confidentialité. Nous les conserverons et les utiliserons dans la mesure où cela est nécessaire pour respecter nos obligations légales, pour résoudre des litiges et pour faire appliquer nos politiques juridiques.

Nous conserverons également les données d’utilisation à des fins d’analyses internes. Ces données sont généralement conservées pendant une période plus courte, sauf si elles sont utilisées pour renforcer la sécurité ou améliorer la fonctionnalité de notre site web, ou si nous sommes juridiquement obligés de les conserver plus longtemps.

8. Vos droits

Dans le cadre de notre politique de confidentialité, nous reconnaissons et respectons les droits fondamentaux des personnes concernées par les renseignements personnels que nous détenons. Ces droits comprennent :

• Droit d’accès : Les individus ont le droit de consulter les informations personnelles que nous détenons à leur sujet. Par exemple, un client peut demander à voir les données collectées lors de la création de sa licence.
• Droit de rectification : Si des informations sont inexactes ou incomplètes, les personnes concernées peuvent demander leur mise à jour.
• Droit à la désindexation : Les personnes peuvent demander que leurs renseignements personnels soient retirés de la diffusion ou que tout hyperlien associé à leur nom soit désindexé, dans le cas où cette diffusion leur cause un préjudice ou est en violation de la loi ou d’une ordonnance judiciaire. Ce droit à l’effacement ou à l’oubli permet aux individus de contrôler la disponibilité de leurs informations personnelles sur internet.
• Droit de déposer une plainte : En cas de préoccupations concernant le traitement de leurs données, les individus peuvent déposer une plainte conformément à notre processus établi.

Sous réserve des lois applicables, sur réception d’une demande écrite d’une personne et après vérification de son identité, nous informerons la personne si nous détenons des renseignements personnels à son sujet et lui communiquerons ces renseignements.

Nous pouvons refuser à une personne l’accès à ses informations conformément aux lois en vigueur, auquel cas nous motiverons ce refus.

Pour faciliter ces droits, les coordonnées de notre responsable de la protection des renseignements personnels sont clairement indiquées aux points 6 et 10 du présent document pour toute question ou préoccupation. Ces mesures garantissent que les individus peuvent exercer leurs droits en toute confiance et transparence.

9. Modifications de la politique

Cette politique peut être mise à jour pour refléter les changements dans nos pratiques ou les exigences légales. Les modifications seront publiées sur notre site Web. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette politique de confidentialité pour vous tenir informé de tout changement.

10. Contact

Toute demande ou question au sujet de cette politique de confidentialité peut être envoyée à Stéphane Bouchard, la personne responsable de la protection des renseignements personnels, à l’adresse suivante :

• Par courriel : s.bouchard@invirtuo.com
• Par courrier postal : 5 rue d’Orsonnes, Gatineau, Qc, J8Y 6H2

Date d’entrée en vigueur de la politique : 30 mai 2018
Dernière mise à jour : 12 août 2024